Tim Ferriss x Sam Corcos : Comment déléguer 400 tâches par mois et libérer votre temps.
Ce mois-ci, je décrypte pour vous une interview exceptionnelle de Sam Corcos, PDG de Levels, par Tim Ferriss. Il y dévoile son système ultra-optimisé pour déléguer plus de 400 tâches par mois ! 🤯
Dans cette interview approfondie, Sam Corcos, le CEO et co-fondateur de Levels, partage ses réflexions sur la délégation efficace, la culture d'entreprise et l'importance des outils numériques dans la gestion des équipes. Découvrez comment il optimise son temps et celui de son équipe tout en construisant une entreprise qui valorise la transparence et la responsabilité.
Quand avez-vous commencé à prendre la délégation au sérieux ? 🤔
J'ai commencé à prendre la délégation au sérieux après avoir lu un livre il y a presque dix ans. J'ai posté une annonce sur Craigslist pour un assistant exécutif, même si je n'avais rien à lui confier. Je savais simplement que c'était une compétence que je devais développer. J'ai finalement embauché Laurie, qui travaille avec moi depuis dix ans maintenant.
Au début, je ne savais pas vraiment quoi faire avec elle. Mais j'ai décidé de chercher des tâches que je pouvais lui déléguer. Par exemple, pendant l'année, quand je vois un cadeau de Noël idéal pour quelqu'un, je lui envoie un message pour qu'elle l'achète pour moi. En novembre, au lieu de stresser à propos des cadeaux, elle me rappelle que j'ai déjà acheté des choses pour plusieurs personnes. Elle les emballe et les envoie, et tout est beaucoup plus simple.
Quelles sont les erreurs courantes dans la mise en œuvre de la délégation ? ❌
Il y a plusieurs erreurs fréquentes que j'ai observées. La première est que beaucoup de gens essaient de déléguer après avoir eu une mauvaise expérience. Souvent, cela vient d'un manque d'expérience de la part de la personne qui délègue ou d'un mauvais match avec l'assistant exécutif. Par exemple, chez Levels, nous avons dû réajuster environ 30% de nos Executive Assistants (EAs) simplement parce qu'il n'y avait pas de bonne adéquation.
Une autre raison pour laquelle les gens n'arrivent pas à déléguer est le syndrome de l'imposteur. Ils se disent souvent : "Qui suis-je pour demander à quelqu'un de faire une tâche que je ne veux pas faire ?"
Cela peut être utile de reformuler cela. Si vous déléguez cette tâche, vous montrez à la personne que vous avez confiance en elle pour accomplir cette tâche.
Quels livres recommandez-vous pour les délégateurs, les délégués et tous les humains ? 📚
Nous n'avons pas de liste de lecture obligatoire pour les EAs, mais nous avons une liste de lecture recommandée pour beaucoup de gens dans l'entreprise. Par exemple, nous lisons souvent des livres comme "No Rules Rules", qui parle de la culture de Netflix, ou "Les quinze engagements du leadership conscient". Un autre livre essentiel est "La communication non violente", qui devrait être lu par tout le monde. Ce livre enseigne comment avoir des conversations sans provoquer une réponse de combat ou de fuite.
Pour les EAs, je recommanderais un livre comme "The Checklist Manifesto", qui traite de l'importance des processus. Ce livre est une bonne référence pour ceux qui souhaitent améliorer leur façon de travailler.
Pourquoi Sam considère-t-il Loom comme l'outil "le plus important" dans l'arsenal ? 🎥
Loom est probablement l'outil d’optimisation le plus important des cinq dernières années. C'est un moyen très simple d'enregistrer votre écran et d'envoyer un message asynchrone. Ce qui est intéressant avec Loom, c'est que tout contenu créé peut être partagé et revu à l'infini, contrairement aux réunions en personne ou aux appels téléphoniques. Cela permet à chaque membre de l'équipe d'accéder à des informations précises sans avoir à être présent à chaque réunion.
Nous l'utilisons non seulement pour des mises à jour, mais aussi pour des formations et des explications de processus. C'est un moyen efficace de transmettre des informations sans perdre de temps.
Comment acclimater les personnes réticentes à l'enregistrement à Loom ? 🧘♂️
Une des premières choses que nous faisons est d'encourager les gens à se familiariser avec Loom dès le début de leur intégration. Nous avons une semaine dédiée à la communication asynchrone où les nouveaux employés ne peuvent utiliser que des enregistrements audio et vidéo pour communiquer. Cela les aide à surmonter leur peur de l'enregistrement et à se sentir plus à l'aise avec la technologie.
Nous leur expliquons également que la plupart des gens ne se soucient pas des petites erreurs ou des pauses dans l'enregistrement. C'est tout à fait normal. L'objectif est de partager des informations et non de créer une œuvre parfaite.
Comment organiser les enregistrements Loom pour une recherche et une utilisation ultérieures ? 🔍
Nous utilisons Notion pour organiser les enregistrements Loom. Chaque processus que les EAs effectuent a sa propre page dédiée. Cela inclut un lien vers l'enregistrement Loom correspondant. Cela permet de suivre facilement les tâches et de revenir sur les enregistrements si nécessaire. De cette façon, nous avons une preuve de travail et une référence pour le futur.
Nous avons également mis en place une base de données pour suivre toutes les tâches que les EAs ont réalisées, ce qui facilite la recherche et l'accès aux informations pertinentes.
Quels sont les défis courants pour sourcer et utiliser correctement les EAs / chefs de cabinet ? 🔄
Sourcer des EAs peut être un défi, surtout quand on considère la différence de coûts entre les agences et les embauches directes. Travailler avec une agence comme Athena peut être plus coûteux, mais cela garantit souvent un meilleur ajustement. D'un autre côté, sourcer directement peut être moins cher mais nécessite plus de management.
Un autre défi est de s'assurer que l'EA est bien adapté au style de travail de la personne qu'il soutient. Nous avons un processus de rematching pour s'assurer que les EAs sont bien adaptés aux rôles. Cela peut nécessiter plusieurs essais avant de trouver le bon ajustement.
Comment évaluer, associer et intégrer les EAs et les chefs de cabinet ? 📊
Nous avons un processus d'intégration structuré pour nos EAs. Cela inclut un examen approfondi des attentes et des tâches. Nous faisons également des évaluations régulières pour déterminer si l'EA s'adapte bien au rôle. La proactivité est une qualité que nous recherchons, et nous utilisons des méthodes comme le 'playback' pour évaluer leur compréhension des tâches.
Nous travaillons également avec des outils comme Notion pour suivre leur performance et s'assurer qu'ils ont les ressources nécessaires pour réussir. Cela aide à établir une relation de confiance et à garantir que les tâches sont exécutées efficacement.
Pourquoi l'intégration des nouveaux employés prend-elle un mois chez Levels ? ⏳
Nous avons un processus d'intégration d'un mois pour garantir que les nouveaux employés sont bien formés et intégrés dans notre culture. Nous ne nous attendons pas à ce qu'ils produisent pendant cette période. Cela leur permet de se familiariser avec nos valeurs, nos procédures, et de lire des livres essentiels pour leur développement.
Ce temps d'intégration est crucial pour s'assurer qu'ils sont prêts à contribuer efficacement à l'équipe et à comprendre notre façon de travailler, qui peut être différente de ce à quoi ils étaient habitués auparavant.
Quels sont les obstacles sociaux liés à l'utilisation de Calendly ? 🤔
L'utilisation d'outils comme Calendly peut parfois créer des malentendus. Certaines personnes peuvent se sentir mal à l'aise à l'idée de réserver du temps avec vous, car cela peut être perçu comme une intrusion dans votre emploi du temps. Ce sentiment peut provenir d'une culture où les interactions sont plus personnelles et moins formelles.
Il est important de reconnaître que la technologie change la manière dont nous interagissons. Pour certains, recevoir un lien Calendly peut sembler impersonnel ou même dévalorisant, comme si l'on était simplement un créneau horaire à remplir. Cela peut créer une friction inutile dans les relations personnelles et professionnelles.
Pour surmonter ces obstacles, il peut être utile de communiquer clairement sur l'utilisation de ces outils. Expliquer que cela simplifie la prise de rendez-vous et que cela vous aide à mieux gérer votre temps peut aider à apaiser les craintes. En étant ouvert sur votre utilisation de Calendly, vous pouvez également encourager les autres à adopter des pratiques similaires.
Comment utiliser les e-mails de manière proactive ? 📧
Être proactif dans l'utilisation des e-mails signifie établir des systèmes qui vous permettent de gérer votre boîte de réception sans vous laisser submerger par les demandes des autres. Cela commence par comprendre que votre boîte e-mail ne doit pas être un espace où vous devenez réactif aux priorités des autres.
Pour cela, il est crucial d'établir des catégories d'e-mails et d'utiliser des outils comme Superhuman pour optimiser votre temps. En mettant en place des filtres pour trier vos e-mails, vous pouvez vous concentrer sur ce qui est vraiment important. Par exemple, vous pouvez créer une catégorie "non important" où votre EA peut déplacer des e-mails qui ne nécessitent pas votre attention immédiate.
En plus de cela, établir des snippets pour les réponses fréquentes peut réduire considérablement le temps passé à rédiger des e-mails. Cela vous permet d'être plus efficace et de vous concentrer sur les tâches qui ont un impact plus important sur vos objectifs.
Quel est le pouvoir sous-estimé des touches de raccourci ? ⌨️
Les touches de raccourci sont souvent négligées, mais elles peuvent offrir un rendement incroyable en termes de productivité. En apprenant les raccourcis de votre outil de messagerie ou d'autres applications que vous utilisez fréquemment, vous pouvez réduire le temps que vous passez sur des tâches répétitives.
Un petit investissement de temps pour apprendre ces fonctionnalités peut entraîner une augmentation de 10 à 40 % de votre productivité. Cela signifie que vous pouvez accomplir plus en moins de temps, vous laissant plus d'espace pour des tâches créatives ou stratégiques.
Il est également bénéfique de partager ces connaissances avec votre équipe. En formant les autres à utiliser les touches de raccourci, vous améliorez l'efficacité collective, ce qui peut avoir un impact significatif sur la performance globale de l'équipe.
Comment planifier la spontanéité ? 🎉
La planification de la spontanéité peut sembler contre-intuitive, mais elle est essentielle pour maintenir un équilibre entre structure et flexibilité. Cela implique de bloquer des périodes dans votre calendrier où rien n'est prévu, vous laissant la liberté de saisir des opportunités imprévues.
Ces moments peuvent être utilisés pour explorer de nouvelles idées, rencontrer des gens ou simplement prendre du temps pour vous-même. En créant des espaces dans votre emploi du temps pour la spontanéité, vous pouvez éviter de vous sentir étouffé par un emploi du temps trop rigide.
Il est également important de communiquer avec votre équipe sur ces périodes. En les informant que vous avez des moments dédiés à la flexibilité, vous pouvez encourager une culture où chacun se sent libre d'explorer des idées sans la pression de respecter un agenda strict.
Comment corriger le tir sur le calendrier ? 🔄
Corriger le tir sur votre calendrier implique d'analyser comment vous passez votre temps et d'identifier les domaines où vous pouvez améliorer votre efficacité. Cela nécessite souvent un examen régulier de vos priorités et de la façon dont elles se reflètent dans votre emploi du temps.
La prise de conscience de la façon dont vous dépensez votre temps peut être un puissant révélateur. Parfois, vous pouvez réaliser que vous passez trop de temps sur des tâches qui ne sont pas vraiment alignées avec vos objectifs. Cela peut nécessiter des ajustements dans votre calendrier pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.
Utiliser des outils comme Loom pour enregistrer vos réflexions sur la façon dont vous gérez votre temps peut également être bénéfique. Cela vous permet de partager des retours avec votre équipe et d'ajuster vos processus en conséquence.
Comment Sam utilise plusieurs EAs ? 👥
Avoir plusieurs assistants exécutifs (EAs) peut sembler excessif pour certains, mais pour Sam, c'est une stratégie essentielle pour maximiser son efficacité. Chaque EA est chargé de différentes tâches, ce qui permet de répartir le travail et d'assurer que rien n'est négligé.
Sam a mis en place un système où chaque EA connaît ses responsabilités et peut agir de manière autonome. Cela libère son temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques. En déléguant les petites tâches répétitives, Sam peut se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée.
Il est crucial de former chaque EA sur les préférences et le style de travail de Sam. Cela garantit qu'ils peuvent anticiper ses besoins et agir en conséquence, ce qui augmente encore plus l'efficacité du processus.
Comment les délégateurs intermédiaires peuvent-ils s'améliorer ? 📈
Les délégateurs intermédiaires, ceux qui ont déjà une certaine expérience dans la délégation, peuvent encore améliorer leurs compétences en mettant en place des boucles de rétroaction. Cela signifie créer un système où ils peuvent régulièrement évaluer la performance de leurs EAs et ajuster les tâches en conséquence.
Il est également bénéfique d'encourager une communication ouverte avec les EAs. Cela permet de discuter des défis rencontrés et d'identifier des solutions ensemble. En instaurant un climat de confiance, les délégateurs peuvent s'assurer que leurs EAs se sentent valorisés et motivés à exceller dans leur travail.
Enfin, il est essentiel de prendre le temps de réfléchir sur les processus existants et d'ajuster ce qui ne fonctionne pas. Cela peut impliquer d'éliminer des tâches redondantes ou de réaffecter des responsabilités pour mieux correspondre aux points forts de chaque EA.
Quel est le manuel d'utilisation pour travailler avec Sam ? 📖
Le manuel d'utilisation pour travailler avec Sam est une ressource précieuse pour tous ceux qui rejoignent son équipe. Ce document fournit des insights sur ses préférences de communication, ses valeurs, et même des anecdotes personnelles qui aident les nouveaux employés à mieux comprendre comment interagir avec lui.
Chaque nouveau membre de l'équipe est encouragé à créer son propre manuel d'utilisation, ce qui favorise une culture de transparence et de compréhension mutuelle. Cela permet également d'établir des attentes claires dès le départ, ce qui peut réduire les malentendus et les frustrations.
En documentant ces informations, Sam s'assure que chaque membre de son équipe se sent soutenu et capable de contribuer de manière significative à l'entreprise.
Pourquoi privilégier la culture des mémos plutôt que celle des réunions ? 📝
Privilégier une culture des mémos plutôt que celle des réunions peut transformer la dynamique d'une entreprise. Les mémos permettent de formaliser la pensée et d'encourager une réflexion plus profonde sur les sujets abordés. Ils offrent également une trace écrite qui peut être référencée ultérieurement, contrairement aux discussions souvent éphémères qui se produisent lors des réunions.
En écrivant un mémo, les employés sont contraints de clarifier leurs idées et d'anticiper les questions potentielles. Cela conduit à des décisions plus éclairées et à une meilleure communication au sein de l'équipe.
De plus, une culture de mémos peut réduire la nécessité de réunions fréquentes, libérant ainsi du temps pour des tâches plus productives. Cela favorise également un environnement où chacun se sent responsable de sa contribution.
Comment lutter contre l'entropie organisationnelle ? ⚙️
L'entropie organisationnelle est un défi courant dans de nombreuses entreprises. Cela se produit lorsque les processus et les structures deviennent obsolètes ou inefficaces au fil du temps. Pour lutter contre cela, il est essentiel d'établir des mécanismes de rétroaction et d'évaluation réguliers.
Encourager une culture de l'amélioration continue permet aux équipes d'identifier les domaines qui nécessitent des ajustements. Cela peut impliquer des revues de processus régulières ou des discussions sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
De plus, il est crucial de garder une communication ouverte. Cela permet aux employés de signaler les problèmes avant qu'ils ne deviennent des crises, contribuant ainsi à maintenir une organisation agile et réactive.
Qui Levels recrute-t-il en ce moment ? 👩💻
Levels est toujours à la recherche de talents, en particulier des ingénieurs spécialisés en TypeScript, qu'ils soient front-end ou back-end. L'entreprise valorise les personnes passionnées par la technologie et désireuses de contribuer à une mission significative.
Les candidats intéressés peuvent se connecter avec Sam via Twitter, où il est ouvert aux échanges et aux propositions. Cette approche directe facilite la création d'un réseau de talents diversifiés et engagés.
En recrutant des personnes qui partagent leur vision, Levels continue de se développer et d'innover dans le domaine de la santé métabolique.
Pourquoi Sam a-t-il une version de voyage de la Constitution des États-Unis ? 📜
Sam garde une version de voyage de la Constitution des États-Unis dans son sac pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il trouve que c'est un document essentiel qui souligne les principes fondamentaux de la démocratie et des droits individuels.
Avoir une copie à portée de main lui permet de se référer à des points précis lors de discussions ou de débats. Cela lui donne également une perspective historique sur la manière dont ces principes ont été établis et comment ils continuent d'influencer la société actuelle.
En intégrant ce document dans sa vie quotidienne, Sam rappelle l'importance de la responsabilité civique et de la participation active à la société.
Pensées finales. 💭
En conclusion, la gestion du temps et des relations est cruciale pour réussir dans un environnement professionnel dynamique. Sam partage ses expériences et ses stratégies pour optimiser la productivité, encourager la délégation efficace et cultiver des relations significatives.
Il est essentiel d'adopter une approche proactive dans la gestion de son emploi du temps et de ses interactions, tout en restant ouvert aux opportunités d'apprentissage et de croissance. En suivant ces principes, chacun peut créer un environnement de travail plus harmonieux et productif.
FAQ ❓
1. Comment puis-je améliorer ma gestion du temps ?
Établissez des priorités claires, utilisez des outils comme Calendly pour planifier efficacement, et évaluez régulièrement comment vous passez votre temps.
2. Quels outils recommandez-vous pour la délégation ?
Utilisez des outils de gestion de projet comme Notion pour suivre les tâches et établir des processus clairs pour vos EAs.
3. Comment puis-je cultiver des relations professionnelles significatives ?
Investissez du temps dans vos contacts, identifiez les personnes qui partagent vos valeurs et restez en contact avec elles régulièrement.
4. Pourquoi est-il important de privilégier une culture de mémos ?
Les mémos favorisent une réflexion approfondie et permettent de conserver une trace écrite des décisions, ce qui est essentiel pour la transparence et la clarté.
5. Quels conseils donneriez-vous pour surmonter les obstacles à la délégation ?
Communiquez ouvertement avec vos EAs, établissez des attentes claires et soyez prêt à ajuster vos processus en fonction des retours d'expérience.